实用案例｜用数字化解决管理难题

今天给大家带来一篇实用案例：如何用数字化解决管理难题？

优秀的公司都深知数字化管理对管理成败的重要性，当前更是不数字化管理=不进则退的时代。很多管理者也在思考：自己的数字化管理如何做？从哪启动？预期如何？它是战略问题或只是战术问题？它需要一场革命或只需渐进改革即可？

本文案例，相信会给予你启发。它虽然是一家500强公司的案例，但其思路、做法对中小企也同样适用，中小企管理层级更少，只要企业或部门一把手重视，数字化管理增效更简单。敬请enjoy~~

案例：用数字化解决管理难题

一、场景（Situation）

D公司是一家500强跨国公司，主营生物制药领域，业务遍布全球各地，其中国区公司（简称DC公司，下同）主要开展销售业务，在中国华东、华南、华北等七个大区都有业务团队。

优秀的公司都深知数字化管理对管理成败很重要，公司的决策应基于数据的变化。作为全球500强的D公司更深谙此道，把数字化工作作为岗位SOP（Standard Operation Procedure）的一部分，要求中国区管理层必须密切关注每天的业务数据，要求中国区必须每天将各区域数据实时传递到全球总部，进行进一步的分析改进。

其考虑点主要有以下几方面：

1、验证策略计划的有效性，及时调整：如优秀的战争指挥员都要拥有参谋帮搭建战场沙盘，D公司也要有业务沙盘，通过收集业务进展数据，让业务动态可视化，对策略计划有效性进行验证。对偏差、问题或机会，及时分析解决，含预测后续市场空间，进行人力、物力、政策支持的调整和准备。

2、密切关注客户想法，永葆创新动力：能否点滴创新是所有公司能否存活、发展的关键。D公司从小到大深谙此道，早期是几位合伙人天天跑医院、天天自己密切关注医生、患者的声音并快速创新迭代，创始人做团队管理者后，他们转要求团队如自己早期一样天天关注和反馈客户想法，由上级部门进行汇总分析，发现其中的问题、机会，及时创新迭代。一份几份、一天几天的信息收集可能价值不大，但几百上千份、几周上月的信息价值就足够反应客户心声、市场动态、创新机会。

DC公司负责这件事情的人是中国区总部业务支持部李经理。早期，他们使用纸质表格+进公司面交，后来用电子表格+邮件，数据的反馈、汇总、分析工作量都很大。

1、7个大区近1千一线业务人员，每天要反馈拜访了哪些医院哪些科室哪些大夫、各科室各大夫开药情况如何、患者用药适应情况如何、各医生有啥建议或想法……所有的数据信息都需要自己手工编写，每天约要花费半小时的时间，还经常容易出错。

另外，很多医院、科室、大夫、药品等信息即使天与天之间是相同的、可共享的，但业务人员只能基于表格每天重复填写，颇有怨词。

2、7个大区都各安排了1名业务助理，专门负责数据的收集、整理、修改、统计和分析，每天助理们花在这件事情上的时间超过半天，消耗巨大的人力和时间。

公司上下都知道上述工作量繁重，但为了前述2个目标，几十年来D公司一直坚持做，业务效果也确实不错。

随着移动互联、数字时代的到来，李经理也在考虑，是否有方法提升这些工作的效率、效益？

她考察过有调研问卷功能的IT系统，但发现这类系统不能解决问题，它们不是业务管理系统，与D公司的业务需求不匹配，不能实时校对数据，不能层层汇总数据，不能各维度分析数据，不能全局管理业务目标，不能对比目标进展及排名情况等等。

她有考虑过申请公司自研，但按公司流程立项需要很长时间，而且开发成本肯定不低，评估下来要一百多万元！

贴合业务需求、又可快速上马、还要费用不贵的IT系统，市场上有吗？

李经理想起这几年一直有IT系统合作的T公司，她印象中，T公司服务很好，也能围绕客户需求快速迭代，性价比高，价值观整体类似华为的“以客户为中心，艰苦奋斗，持续为客户提供高性价比产品”。她带着期待，联系了T公司，告知了业务的现状和想引进这套IT系统的目标。

二、目标（Target）

1、高效收集业务数据，直接省时省力

所有的数据收集完全通过软件随时随地、以表单格式化实现，让一线员工每人天用时从现在的30分钟减少到10分钟内，利用往返医院途中等碎片时间即可完成。数据准确率不得低于99%，同时确保业务数据信息的安全性，确保只有有权限的员工，才能导出和使用数据。

2、实时掌控业务进展，高效分析改进

实时了解各大区域、各事业部、各团队、近千名员工的目标及进展，自动统计和分析数据，让团队可以高效管理改进（含产品的迭代创新），达成业务目标。

三、行动（Action）

接到DC公司的需求后，T公司快速展开了行动。

1、明确DC公司的业务需求

1）明确组织及业务目标的管理层级
通过跟李经理的沟通，了解到DC公司的组织及业务目标管理，共分为5个层级，各团队目标层层分解，并上下沟通确定目标。

2）明确需收集的业务数据信息
通过访谈管理者，了解管理层希望实时掌控的数据有哪些，明确需收集的业务数据有：区域、医院、科室、医生、新老患者、药品、药量、用药反应等

3）明确数据收集的路径和节点
通过跟李经理的沟通，了解到本次业务数据的收集，需经过以下5个环节：业务代表-城市负责人-区域负责人-中国区总部-全球总部

2、按需定制解决方案

1）确定T公司的IT系统目标通可以满足客户需求
目标通的定位是企业一站式业务管理系统，支持目标管理、绩效管理、业务管理、研发管理、业务可视化等等，完全包含DC公司需要的数据收集、目标设定及进展掌控。

2）设计业务数据收集模板及度量指标
根据DC公司的需求，设计好数据表单和度量指标，并在目标通中配置好，业务代表只需要根据表单填写对应的信息和数据即可，系统会自动完成信息汇总和统计，确保业务代表每天只需要几分钟就可以完成业务数据反馈，并能自动向上汇总到区域、总部等上级部门。

3）明确客户组织结构
根据DC公司的实际组织结构，在IT系统中导入组织及人员信息。

4）设定与分解目标
在IT系统中设置DC公司业务目标，并根据组织结构，对目标进行层层分解，分解到人，分解到天。

5）反馈目标的进展与管理
业务代表每日反馈目标进展，只需在相关目标项增加对应的进展数据即可，确保10分钟内即可完成数据的反馈。

业务代表在完成目标进展数据的反馈后，软件会自动统计到各上层组织，同时系统提供各种图表看板，确保各级管理者可以实时掌控团队目标的最新进展情况。

3、有序推进解决方案

1）请李经理做角色扮演，验证解决方案。
验证业务代表确实每天只需几分钟，每天节省20多分钟；

验证数据确实自动汇总和分析，每天节省区域助理几个小时；

验证总部及区域领导确实喜欢这种方式，最终核准解决方案。

2）先做小规模验证，再做大规模推广。
先某个区域试点，后全国推广；先一个事业部试点，后各事业部复制。

四、结果（Results）

通过与T公司目标通系统的合作，李经理帮助DC公司解决了业务管理的大问题，大幅提升了管理效益，全球总部、中国区总部、各区域、各主管、各助理、一线员工都皆大欢喜，其它事业部也纷纷取经！主动推动管理改进的李经理也因此快速加了薪晋了级！爽！

1、实现销售目标的数字化管理

基于目标通实现了销售目标的数字化管理，不仅保证DC公司各区域各团队近千人每人都有明确的目标，而且实现了目标进展的实时统计，个人和团队排名的可视化呈现，为进一步的管理改进提供了强大的数据支撑和保障。

图1｜目标通目标管理界面（左图为目标进展趋势，右图为员工业绩排名）

2、信息数据的收集和统计100%基于目标通完成，且数据精准性达到99%

中国区1千多家医院、近万名医生、各药品情况......各数据的反馈、收集、统计全部都基于目标通完成，而且精准性达到了99%。

图2｜数据收集表单

3、数据收集效率提升了66.7%，数据的自动汇总及分析方面也见证了数字化管理的威力

一线业务代表原来每天需要30分钟，现在只需要花费10分钟时间就可以完成业务数据的反馈，效率提升了66.7%。各区域市场助理原来每天需要3小时，现在只需要花费30分钟，就可以完成数据的检查、整合和统计分析，极大地提升了数据收集分析的效率。

图3｜使用目标通前后的数据反馈效率对比

而且，由于目标通实现了数据的自动汇总和统计，过去必须经过5个层级的数据收集过程，现在变得短平快，数据不再需要中间节点的收集汇总，可以从一线业务代表直接通达中国区总经理及全球总部的层面。

图4｜使用目标通前后的数据反馈路径对比

五、建议（Suggestions）

能用数据说话是做好管理的必要条件。中国也如几十年前的欧美，没有了人口红利，进入了必须抓管理、拼效率的时代，好量化的营销工作可以数字化管理增效，不要量化的SOP工作也可数字化管理增效。同样的业务，有数字化IT，效率完全不一样。数字化IT不万能，但IT肯定可提升工作效率，10%的效率提升，就等值每人年1万元（按每人年10万元成本保守估算）！100人的团队是100万元/年。

随着数字化IT技术的发展，数字化IT系统的价格也告别了早些年的几十上百万，几万元就有可能开启你的管理数字化的成功之路，中小企业也完全可以拥抱数字时代、不输在IT基础设施上。

目标通团队致力用（数字IT+管理专家）让企业没有难做的管理，帮助企业不断提升效益，赢得业务成功！